Dieser Ratgeber ist ziemlich lang. Deshalb kannst du die folgenden Filter nutzen, um eine Liste mit Strategien zu erhalten, um dein Unternehmen zu automatisieren.<\/p>\n
Filter<\/h2>\n
[scf_filter_buttons]<\/p>\n
Inhaltsverzeichnis<\/h2>\n
[toc]<\/p>\n<\/div>\n
Alle Unternehmensbereiche automatisieren<\/h2>\n
In den n\u00e4chsten Kapiteln lernst du eine Reihe von Speziall\u00f6sungen k\u00f6nnen, die auf eine oder mehrere der folgenden Techniken aufbauen.<\/p>\n
Grunds\u00e4tzlich kannst du dein ganzes Unternehmen mit folgenden Techniken automatisieren:<\/p>\n
- \n
- Mitarbeiter einstellen<\/li>\n
- an untrainierte Freelancer outsourcen<\/li>\n
- an Spezialisten outsourcen<\/li>\n
- an Agenturen outsourcen<\/li>\n
- Roboter trainieren<\/li>\n<\/ul>\n
Alle diese Methoden haben eine entscheidende Grundlage: saubere Prozesse.<\/p>\n
Bevor wir auf die Speziall\u00f6sungen kommen, hier ein kurzer \u00dcberblick und passende Tools.<\/p>\n
Wiederkehrende T\u00e4tigkeiten teil-automatisieren (Human Process Automation)<\/h3>\n
Eine Reihe von T\u00e4tigkeiten kann noch nicht von Software \u00fcbernommen werden.<\/p>\n
Oder die Anzahl an Aufgaben in diesem Bereich rechtfertigt den Einsatz von Software nicht.<\/p>\n
Nichtsdestotrotz muss zum einen eine gewisse Qualit\u00e4t sichergestellt werden. Zum Anderen m\u00fcssen die Aufgaben delegierbar werden.<\/p>\n
Hier kommen Prozesse, Anleitungen und Checklisten ins Spiel. Denn mit Prozessen, Anleitungen und Checklisten kannst du Menschen so programmieren, dass sie die Arbeit so erledigen, wie du es dir vorstellst.<\/p>\n
Das klingt erstmal komisch, aber durch Mitarbeitergespr\u00e4che und Feedback-Schleifen tust du im Grunde nichts anderes: Du vermittelst, wie die Arbeit erledigt werden muss, damit die Kunden zufrieden sind.<\/p>\n
Nachdem dein Prozess steht, kannst du entscheiden, ob du die Arbeit an internes Personal, Freelancer\/Minijobber oder eine Agentur vergibst.<\/p>\n
Pro-Tipp:<\/strong> Egal an wen du die Arbeit delegierst, gib immer eine kurze schriftliche Anleitung und ein Video (z. B. mit screencast-o-matic.com<\/a>) an die Hand und runde es mit FAQs ab, damit du bei deiner Arbeit m\u00f6glichst nicht mehr gest\u00f6rt wirst.<\/div>\nDa Outsourcing viele Vorteile bietet, hier ein paar Gedanken dazu, wie du dein Unternehmen hierdurch flexibler machst.<\/p>\n
Vorteile von Outsourcing<\/h4>\n
- \n
- Flexible Kosten:<\/strong> Nur wenn Arbeit anf\u00e4llt, musst du auch f\u00fcr die Leistung bezahlen.<\/li>\n
- Du kannst dir also f\u00fcr jeden Bereich einen Fachmann holen, anstelle einen Generalisten einzustellen.<\/li>\n<\/ul>\n
Nachteile von Outsourcing<\/h4>\n
- \n
- Verf\u00fcgbarkeit:<\/strong> Wenn deine Freelancer nur unregelm\u00e4\u00dfig Arbeit von dir erhalten, stehen sie im Notfall auch nicht sofort zur Verf\u00fcgung. Vor allem gute Leute haben die Auftragsb\u00fccher voll, weshalb du f\u00fcr regelm\u00e4\u00dfige Arbeit sorgen solltest. Hierf\u00fcr eigenen sich insbesondere wiederkehrende Prozesse und Aufgaben, die der Freelancer jede Woche oder jeden Monat durchf\u00fchrt.<\/li>\n
- <\/li>\n<\/ul>\n
Wie funktioniert Outsourcing am besten?<\/h4>\n
Es gibt drei M\u00f6glichkeiten eine Aufgabe oder einen ganzen Bereich outzusourcen:<\/p>\n
- \n
- g\u00fcnstigen Freelancer suchen, trainieren und kontrollieren<\/li>\n
- teuren Freelancer suchen, Ziel vorgeben und kontrollieren<\/li>\n
- Agentur suchen, Ziel vorgeben und kontrollieren<\/li>\n<\/ol>\n
Alle drei M\u00f6glichkeiten haben Vor- und Nachteile, auf die ich in einem separaten Artikel eingehen werde.<\/p>\n
\nHier eine kleine Entscheidungsgrundlage:<\/strong><\/p>\n
- \n
- Wenn du das Wissen im Unternehmen aufbauen willst oder es sich um einfache Standard-Aufgaben handelt, kannst du auf g\u00fcnstige Freelancer setzen<\/li>\n
- Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die viel Mitdenken ben\u00f6tigt (Programmieren, Designen, Schreiben, etc) solltest du auf teurere Freelancer mit entsprechendem Wissen zur\u00fcckgreifen<\/li>\n
- Wenn du komplette Bereiche (Online Marketing, Suchmaschinenoptimierung, App-Entwicklung, etc) und auch die Verantwortung abgeben m\u00f6chtest, solltest du eine erfahrene Agentur anheuern<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n
Grunds\u00e4tzlich musst du dir bei allen drei Varianten vorher eine Art Prozess \u00fcberlegen.<\/p>\n
Hier daf\u00fcr ein paar Case Studies<\/p>\n
Case Studies<\/h4>\n
Case Study: Untrainierten Freelancer GetMyInvoices warten lassen<\/h5>\n
Auch wenn GetMyInvoices<\/a> (siehe hier) automatisch Rechnungen sammelt, muss regelm\u00e4\u00dfig geschaut werden, ob noch alle Portale verkn\u00fcpft sind, ob unerkannte Rechnungen per Mail kamen oder ob Rechnungen nicht sauber verschlagwortet wurden.<\/p>\n
Wenn man wei\u00df, wo man gucken muss und was zu tun ist, handelt es sich um eine einfache, wiederkehrende Aufgabe.<\/p>\n
Diese Aufgabe musst du nun einmalig beschreiben und sie dann (automatisch) an den Freelancer delegieren. Hat der Freelancer Fragen, beantwortest du sie direkt im Prozess und das Wissen ist f\u00fcr die Zukunft gespeichert.<\/p>\n
Pro-Tipp:<\/strong> Zuverl\u00e4ssige Freelancer wie auch Mitarbeiter sollten Anleitungen selbst erg\u00e4nzen und weiterentwickeln, damit das Wissen in deinem Unternehmen gespeichert wird.<\/div>\nIn meiner Agentur spare ich durch diese menschliche Automatisierung jede Woche eine halbe Stunde.<\/p>\n
Und du kannst das auch: Meld dich gratis bei CloneDesk<\/a> an und nutz die Prozess-Vorlage “GetMyInvoices warten”<\/p>\n
Casy Study: Trainierten Freelancer Banner designen lassen<\/h5>\n
Immer wieder erlebe ich, wie Freelancer ungen\u00fcgend gebrieft werden und im Anschluss die Qualit\u00e4t des Freelancers angezweifelt wird.<\/p>\n
Nat\u00fcrlich kann man sagen, dass der Freelancer selbst sicher stellen muss, dass er alle Daten zur Verf\u00fcgung hat.<\/p>\n
Manchmal gibt es aber Daten, die der Freelancer gar nicht abfragen w\u00fcrde, weil er die Interna des Unternehmens nicht kennt.<\/p>\n
Speichere ich jedoch diese Interna an einer fest definierten Stelle (bei CloneDesk in Form von Projektfeldern) ab, erspare ich mir viele Korrekturschleifen und damit Zeit.<\/p>\n
Banner werden in meinen Unternehmen immer mit einem klar definierten Prozess designt.<\/p>\n
Folgende Aufgaben enth\u00e4lt der Prozess:<\/p>\n
- \n
- Ben\u00f6tigtes Banner definieren<\/strong>\u00a0(deine Aufgabe)
\nDabei folgende Dinge abfragen: Call to Action, Zielgruppe, Gr\u00f6\u00dfe(n), Portale (wichtig, da z.B. bei Facebook nicht zu viel Text auf den Bannern sein darf),<\/li>\n- Projekt-Daten eingeben<\/strong> (deine Aufgabe, entf\u00e4llt, wenn Infos vorliegen)
\nWorauf ist bei Bannern grunds\u00e4tzlich zu achten?, Wo befindet sich die Corporate Identity?, Welche Bilder sollen verwendet werden?, etc<\/li>\n- Banner erstellen<\/strong>\u00a0(Aufgabe des Freelancers)
\nDabei folgende Dinge abfragen: Corporate Design beachtet?, Rechtschreibung gepr\u00fcft?, Banner mit Facebook-Test-Tool getestet?<\/li>\n- Banner freigeben & weiterleiten<\/strong> (deine Aufgabe)<\/li>\n<\/ol>\n
Auf ein Template dieses Prozesses kannst du gratis in CloneDesk zugreifen.<\/p>\n
Tools<\/h4>\n
- \n
- CloneDesk.com<\/li>\n<\/ul>\n
Outsourcing-Plattformen<\/h4>\n
- \n
- Upwork.com<\/a>: internationale Suche nach Freelancern in s\u00e4mtlichen Bereichen<\/li>\n
- freelancejunior.de: nationale Suche nach jungen Talenten<\/li>\n
- dasauge.de: nationale Suche nach Freelancern speziell im k\u00fcnstlerischen Bereich<\/li>\n<\/ul>\n
Wiederkehrende T\u00e4tigkeiten voll-automatisieren (Robotic Process Automation)<\/h3>\n
Wenn du T\u00e4tigkeiten hast, die immer und immer wieder gleich sind, solltest du Robotic Process Automation (RPA) nutzen. RPA bedeutet, dass Arbeiten von einem “Software-Roboter” (Bot) durchf\u00fchren l\u00e4sst.<\/p>\n
Viele der in den folgenden Kapiteln gezeigten L\u00f6sungen sind ebenfalls “Software-Roboter”. Allerdings sind diese f\u00fcr einen bestimmten Zweck entwickelt und nehmen dir den Gro\u00dfteil der Entwicklung ab.<\/p>\n
Vorteile von RPA<\/h4>\n
- \n
- Arbeit rund um die Uhr: Einmal aufgesetzt arbeiten Roboter rund um die Uhr und ohne Pause<\/li>\n
- keine Fehler: Roboter machen keine Fehler, wenn Sie richtig programmiert sind. Gerade in Bereichen, wo eine hohe Datenkonsistenz n\u00f6tig ist,<\/li>\n<\/ul>\n
Nachteile von RPA<\/h4>\n
- \n
- hohe Lernkurve:<\/strong> Du musst die Tools beherrschen oder dir einen Fachmann einkaufen, um deine Prozesse zu automatisieren.<\/li>\n
- hohes Investment:<\/strong> Die Tools kosten ordentlich Geld und die Einrichtung der Prozesse ist zeitintensiv, weshalb sich der Einsatz erst ab einer h\u00f6heren Anzahl an Aufgaben im gleichen Bereich lohnt.<\/li>\n
- <\/li>\n<\/ul>\n
Wie funktioniert die Automatisierung durch RPA am besten?<\/h4>\n
Die Grundvoraussetzung f\u00fcr RPA ist, dass du klar definierte Prozesse hast, bei denen bestimmte Aufgaben immer gleich sind vor allem aber keine Denkarbeit bed\u00fcrfen.<\/p>\n
Es eignet sich somit vor allem f\u00fcr die Dateneingabe in Formularen, das Kopieren von Informationen oder den Abgleich von Systemen, wenn es keine Schnittstellen (APIs gibt).<\/p>\n
Je nach Plattform kannst du sogar Dateien (Word, Excel) auf deinem Rechner automatisch updaten.<\/p>\n
Du kannst den Bot Daten aus verschiedenen Quellen – wie auch \u00f6ffentlichen Formularen – sammeln und dann an anderen Stellen eingeben lassen.<\/p>\n
Case Studies<\/h4>\n
Beispiel 1: Web Scraping<\/p>\n
Beispiel 2: Die Bearbeitung von Bestellungen<\/p>\n
Beispiel 3: Bearbeitung von Kundenanfragen<\/p>\n
Beispiel 4: Realisierung von Daten\u00fcbertragungen<\/p>\n
Beispiel 5: Lohnbuchhaltung<\/p>\n
Beispiel 6: Formulareingaben<\/p>\n
Beispiel 7: Kundendatenpflege<\/p>\n
Beispiel 8: Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen<\/p>\n
Beispiel 9: Beschwerdemanagement<\/p>\n
Beispiel 10: Antragsbearbeitung<\/p>\n
(Quelle<\/a>)<\/p>\n
Tools<\/h4>\n
- \n
- AutomationAnywhere.com<\/li>\n
- UIPath.com<\/li>\n
- CloneDesk.com: aktuell noch nicht, steht aber auf der Roadmap<\/li>\n<\/ul>\n
Jegliche Daten automatisch sammeln<\/h3>\n
Egal ob f\u00fcr den Vertrieb oder Datenanreichungen.<\/p>\n
Manchmal braucht man einfach gr\u00f6\u00dfere Mengen strukturierte Daten.<\/p>\n
Beispiele sind:<\/p>\n
- \n
- Steuerberater einer Stadt<\/li>\n
- Produkte eines Shops<\/li>\n
- Daten eines Portals<\/li>\n<\/ul>\n
Vorteile des automatisierten Sammelns<\/h4>\n
- \n
- keine Fehler bei der \u00dcbertragung<\/li>\n
- je nach Datenmenge g\u00fcnstiger bei der Implementierung<\/li>\n<\/ul>\n
Wie funktioniert das Sammeln?<\/h4>\n
F\u00fcr manche Daten gibt es bereits standardisierte Software wie z.B. phantombuster.com<\/a>.<\/p>\n
F\u00fcr andere Daten muss man selbst einen Bot programmieren (lassen).<\/p>\n
Grunds\u00e4tzlich funktioniert der Prozess folgenderma\u00dfen:<\/p>\n
- \n
- Definieren welche Daten man braucht<\/li>\n
- Definieren wo die Daten herkommen<\/li>\n
- Definieren wie die Daten vorliegen m\u00fcssen (Datenbank, Tabelle)<\/li>\n
- Definieren ob die Daten einmalig oder regelm\u00e4\u00dfig gesammelt werden m\u00fcssen<\/li>\n
- Crawler\/Bot bauen<\/li>\n<\/ol>\n
Case Studies<\/h4>\n
Case Study: Lokale Agenturen herausfinden<\/h5>\n
Ziel war zahlreiche lokale Marketing-Agenturen mit Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu sammeln<\/p>\n
- \n
- Tabelle mit St\u00e4dten und Agentur-Typen erstellen<\/li>\n
- Account bei phantombuster.com<\/a> erstellen<\/li>\n
- “Google Maps Search Export” Phantom einrichten<\/li>\n
- gesammelte Daten automatisch in Google-Tabelle importieren<\/li>\n<\/ol>\n
Case Study: Infos \u00fcber Arzneimittel sammeln<\/h5>\n
Bei dieser Case Study kann ich nicht zu tief ins Detail gehen.<\/p>\n
Nur so viel: Es ging darum Informationen in einem Shop durch die Info anzureichern, ob das Medikament f\u00fcr Schwangere geeignet ist oder nicht.<\/p>\n
- \n
- Definiert mit welchem Unique Identifier (Erkennungsmerkmal) – in diesem Fall PZN – wir die vorhandenen mit den neuen Daten verkn\u00fcpfen k\u00f6nnen<\/li>\n
- Definiert welche Daten wir von der Plattform brauchen<\/li>\n
- Crawler gebaut<\/li>\n<\/ol>\n
Anschlie\u00dfend konnten die Daten als neue Filter im Shop verwendet werden.<\/p>\n
Daten zwischen deinen Apps synchronisieren<\/h3>\n
Diese Methode geh\u00f6rt zu meinen pers\u00f6nlichen Favoriten, weil es so viele M\u00f6glichkeiten gibt.<\/p>\n
Folgende Dinge k\u00f6nnen ganz einfach automatisiert werden:<\/p>\n
- \n
- Du erh\u00e4ltst eine bestimmte Mail mit Anhang (Vertr\u00e4ge, Rechnungen, Bewerbungen, etc) und speicherst sie in einen festgelegten Ordner<\/li>\n
- Du tr\u00e4gst mit GravityForms gesammelte Daten in eine Tabelle ein<\/li>\n
- Du f\u00fcgst neue Chat-Nutzer (z.B. ManyChat) automatisch zum E-Mail-Marketing-Anbieter deiner Wahl hinzu<\/li>\n
- Du f\u00fcgst neue Kunden zu einer E-Mail-Marketing-Kampagne hinzu, versendest eine SMS, etc<\/li>\n
- Du f\u00fcgst eine Aufgabe in Todoist, Asana, etc hinzu, wenn ein Termin bei dir gebucht wird<\/li>\n<\/ul>\n
Wie funktioniert die Synchronisation?<\/h4>\n
- \n
- Du legst den “Prozess” fest, den du automatisieren m\u00f6chtest<\/li>\n
- Du meldest dich bei zapier.com, ifttt.com oder integromat.com.
\nZapier funktioniert gut, wenn du ab jetzt nur in eine Richtung synchronisieren m\u00f6chtest
\nintegromat hat weniger Integrationen l\u00e4sst dich aber vorhandene Daten in beide Richtungen synchronisieren<\/li>\n - Du w\u00e4hlst die Apps aus, die du miteinander verkn\u00fcpfen m\u00f6chtest<\/li>\n<\/ol>\n
Case Studies<\/h4>\n
Case Study: Teilnehmer an gemeinsamen Termin erinnern<\/h5>\n
Kennst du das? Du machst einen Verkaufstermin aus und der\/die Teilnehmer vergessen ihn einfach?<\/p>\n
Damit ist jetzt Schluss, indem du Google Calendar mit Google Mail verkn\u00fcpfst (geht auch in anderen Kombinationen):<\/p>\n
- \n
- Erstell einen neuen “Zap”<\/li>\n
- W\u00e4hl Google Calendar als Input aus<\/li>\n
- W\u00e4hl Event Start aus<\/li>\n
- W\u00e4hl dann deinen Account, den richtigen Kalender etc<\/li>\n
- W\u00e4hl Gmail als Output aus<\/li>\n
- Hinterleg im to-Feld “Attendees Email” und bau dann deine Mail so wie es gut findest
\nWichtig: Du kannst die Mail leider nicht personalisieren. Hierf\u00fcr musst du andere Tools verwenden.<\/li>\n<\/ol>\nCase Study: Sammeln & Auswerten von Newslettern<\/h5>\n
In meiner Marketing Agentur hatten wir die Idee, dass wir f\u00fcr unseren Kunden im Bereich E-Mail-Marketing das Sende-Verhalten von gro\u00dfen Marken automatisch analysieren.<\/p>\n
Um die Daten anschlie\u00dfend zu analysieren und sogar auf der Webseite anzuzeigen, gingen wir wie folgt vor:<\/p>\n
- \n
- Erstellung einer Gmail-Adresse<\/li>\n
- Anmeldung mit der Adresse in den Newslettern von bekannten Marken<\/li>\n
- Kategorisierung der Anbieter in einer Tabelle<\/li>\n
- Kopieren der empfangenen Mails in eine Tabelle mit E-Mail-Adresse, Betreff, E-Mail-K\u00f6rper \u00fcber ifttt.com<\/strong><\/li>\n
- Auswertung der Mails: H\u00e4ufigkeit, Uhrzeit, Wochentag, W\u00f6rter im Betreff, W\u00f6rter im Body, Verwendung des Namens, Verwendung von Emojis<\/li>\n
- Darstellung der Daten auf einer dynamischen Webseite<\/li>\n<\/ol>\n
<\/p>\n
<\/h3>\n
Support<\/h2>\n
Anfragen automatisch beantworten<\/h3>\n
Ein guter Support stellt nicht nur Kunden zufrieden, er verkauft auch.<\/p>\n
Problem ist, dass Support nur so gut ist, wie die Mitarbeiter. Und die Mitarbeiter sind nur so gut, wie deren Schulung und Erfahrung.<\/p>\n
Hinzu kommt, dass Mitarbeiter h\u00e4ufig mit einfachen Fragen wie “Wo finde ich meine Rechnung?”, “Ich kann mich nicht einloggen”, etc verstopft werden.<\/p>\n
Viele Unternehmen\u00a0 – speziell die gro\u00dfen – gehen deshalb dazu \u00fcber Chatbots einzusetzen<\/p>\n
Vorteile von Chatbots<\/h4>\n
- \n
- Senkung der Support-Kosten:<\/strong> Da Chatbots einfache Fragen beantworten k\u00f6nnen, landen diese nicht bei deinen Mitarbeitern.<\/li>\n
- Erh\u00f6hung der Mitarbeiterzufriedenheit:<\/strong> Mitarbeiter werden stark entlastet. Je weiterentwickelt der Bot ist, desto mehr k\u00f6nnen sie sich voll auf die komplexen Fragen konzentrieren, die der Bot noch nicht beantworten kann. Im besten Fall wird dieser hierdurch direkt trainiert und kann die Frage beim n\u00e4chsten Mal beantworten.<\/li>\n
- Erh\u00f6hung der Kundenzufriedenheit:<\/strong> Der Bot ist zu jeder Zeit erreichbar und kann selbst komplexe Fragen beantworten. Bei einigen Organisationen k\u00f6nnen Bots 80% der Kundenanfragen komplett beantworten.<\/li>\n<\/ul>\n
Wie funktioniert die Automatisierung durch Chatbots<\/h4>\n
Chatbot Experten hier einbringen<\/p>\n
Case Studies<\/h4>\n
Tools<\/h4>\n
- \n
- digitalgenius.com<\/li>\n<\/ul>\n
Standard-Antworten (teil-)automatisieren<\/h3>\n
canned answers<\/p>\n
SMS hacks<\/p>\n
Buchhaltung automatisieren<\/h2>\n
Rechnungen & Belege automatisch sammeln<\/h3>\n
Das Sammeln von Rechnungen egal ob am Monats- oder Jahresende dauert meist mehrere Stunden.<\/p>\n
Mir selbst war es stets ein Dorn im Auge, weil die meisten Rechnungen jeden Monat wiederkehren und ich immer wieder \u00fcberlegen musste, wo ich mich \u00fcberall einloggen muss, um meine Rechnungen zu holen.<\/p>\n
Bereits seit der l\u00e4ngst abgeschalteten Desktop-Version von GetMyInvoices<\/a> bin ich daher ein gro\u00dfer Fan. GetMyInvoices<\/a> hat mir sicher schon eine Woche mehr Leben geschenkt.<\/p>\n
Vorteile vom automatischen Rechnungssammeln<\/h4>\n
- \n
- stupides Sammeln von Rechnungen entf\u00e4llt<\/li>\n
- Rechnungen k\u00f6nnen an unterschiedliche Plattformen weitergegeben werden<\/li>\n
- Software wei\u00df, wo \u00fcberall Rechnungen versteckt sein k\u00f6nnen<\/li>\n
- fehlende Rechnungen werden mit einem Schlag gesammelt und werden nie wieder vergessen<\/li>\n<\/ul>\n
Wie funktioniert es?<\/h4>\n
- \n
- Account anlegen<\/li>\n
- Lieferanten ausw\u00e4hlen<\/li>\n
- E-Mail verkn\u00fcpfen<\/li>\n
- Synchonisations-Plattformen wie Datev, etc anbinden<\/li>\n
- Rechnungen sammeln lassen<\/li>\n<\/ol>\n
![\"\"](\"https:\/\/clonedesk.com\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/GetMyInvoices-Screenshot-1024x500.png\")
<\/p>\nTools<\/h4>\n
- \n
- getmyinvoices.com<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
Reisekostenabrechnung automatisieren<\/h3>\n
Belegbuchung automatisieren<\/h3>\n
Rechnungsversand automatisieren<\/h3>\n
“Handwerker m\u00fcssen alle zu viel Geld haben. Der Elektriker ist seit drei Monaten fertig und hat immer noch keine Rechnung geschickt.”<\/p>\n
Aussagen wie diese h\u00f6re ich echt h\u00e4ufig.<\/p>\n
Mir ist das v\u00f6llig unerkl\u00e4rlich. Meine Agentur macht bei Neukunden nur Vorkasse. Bei Bestandskunden werden Zusatzleistungen automatisch am Monatsende abgerechnet.<\/p>\n
Wie funktioniert automatischer Rechnungsversand<\/h4>\n
Der automatische Rechnungsversand ist nat\u00fcrlich stark vom Gesch\u00e4ftsmodell abh\u00e4ngig.<\/p>\n
F\u00fcr s\u00e4mtliche digitalen Unternehmen (eCommerce, SaaS, Infoprodukte, etc) l\u00e4uft das entweder \u00fcber den Online-Shop, den Payment-Anbieter (z. B. digistore24.de) oder \u00fcber Anbieter wie stripe.com.<\/p>\n
Bei Dienstleistern ist das etwas anders, weil Zeiten- und Material-Aufw\u00e4nde erfasst, gepr\u00fcft und in Endkundenpreise umgerechnet werden m\u00fcssen.<\/p>\n
So sollte es aussehen:<\/strong><\/p>\n
- \n
- Alle Mitarbeiter erfassen sofort die geleistete Arbeit und das verwendete Material. Sie k\u00f6nnen dabei auf einen Auftrag, ein Projekt oder einen Kunden tracken.
\nIn “Offline” Branchen k\u00f6nnen Mitarbeiter Smartphones oder Tablets verwenden.<\/li>\n - Erfasste Zeiten werden regelm\u00e4\u00dfig gegengepr\u00fcft und je nach Software freigegeben. Im besten Fall lernt die verwendete Software selbst\u00e4ndig, wie lange eine bestimmte T\u00e4tigkeit dauert und fragt Mitarbeiter, warum etwas l\u00e4nger oder k\u00fcrzer gedauert hat.<\/li>\n
- Sind alle Aufw\u00e4nde gegengepr\u00fcft, versendet die Software automatisch per Mail oder Post eine Rechnung<\/li>\n<\/ol>\n
Tools<\/h4>\n
In der Agentur haben wir uns vor Jahren eine eigene L\u00f6sung gebaut. Davon rate ich heute ab.<\/p>\n
Folgende L\u00f6sungen erf\u00fcllen die Anforderungen:<\/p>\n
- \n
- dieagenturverwaltung.de f\u00fcr Agenturen<\/li>\n
- fastbill.com f\u00fcr Freelancer<\/li>\n
- ??? f\u00fcr Handwerker – wer kennt DIE L\u00f6sung?<\/li>\n<\/ul>\n
Zahlungserinnerungen automatisch versenden<\/h3>\n
Sales automatisieren<\/h2>\n
Potenzielle Kunden automatisch finden & anschreiben<\/h3>\n
Mehr und mehr Entscheider tummeln sich auch in Deutschland auf LinkedIn.<\/p>\n
Anders als bei Facebook kannst du direkt nach bestimmten Personengruppen suchen.<\/p>\n
Folgende Suchen sind gar kein Problem:<\/p>\n
- \n
- Marketing Manager<\/li>\n
- Marketing Manager Berlin<\/li>\n
- Marketing Manager Pharma<\/li>\n
- Marketing Manager Pharma Berlin<\/li>\n<\/ul>\n
Soweit so gut, aber was machst du nun mit den potenziellen Kunden?<\/p>\n
Wie funktioniert das automatische Anschreiben?<\/h4>\n
Zun\u00e4chst musst du wissen, dass du mit einem “normalen” LinkedIn Account nicht jeden Anschreiben kannst. Wenn du Leute anschreiben m\u00f6chtest, die nicht mindestens \u00fcber einen anderen Kontakt mit dir verbunden sind, brauchst du einen Premium Account.<\/p>\n
Super wichtig<\/strong> ist, dass du nicht spamst. Erstens wird dein LinkedIn Account sehr schnell gesperrt. Und zweitens tust du dir als Person keinen Gefallen.<\/p>\n
- \n
- Leg fest, welche Zielgruppe du anschreiben m\u00f6chest<\/li>\n
- Schnapp dir eine Software wie z. B. phantombuster.com<\/a><\/li>\n
- Verwende das “LinkedIn Network Booster” Phantom. Um Kontakte automatisch mit einer Kontaktanfrage zu kontaktieren.<\/li>\n
- Verwende das “LinkedIn Message Sender” Phantom, um alle Kontakte anzuschreiben, die deine Kontaktanfrage best\u00e4tigt haben.<\/li>\n
- Begl\u00fcck deine neuen Kontakte mit deiner Pers\u00f6nlichkeit.<\/li>\n<\/ol>\n
Pro Tipp:<\/strong> In Deutschland ist es un\u00fcblich unbekannte Leute mit “Hallo Michael M\u00fcller” oder mit “Hallo Michael, k\u00f6nnen Sie…” anzuschreiben.
\nIch habe deshalb eine Tabelle gebaut, die Vornamen einem Geschlecht zuweist. Auf diese Weise kann ich Menschen mit “Hallo Herr M\u00fcller, k\u00f6nnen Sie…” kontaktieren. Dar\u00fcber hinaus ist die Conversion sehr viel h\u00f6her, wenn du die folgende Einleitung lieferst “Hallo…, da Sie ebenfalls Nadine Meier kennen…”. Auf diese Weise hast du direkt Social Proof in deiner Nachricht und sie wirkt pers\u00f6nlicher. Wenn du diese L\u00f6sung haben m\u00f6chtest, schreib mir eine Mail an mail@hendrikhenze.de<\/a><\/div>\nCase Studies<\/h4>\n
Case Study: Kontakt-Aufbau zu Gesch\u00e4ftsf\u00fchrern<\/h4>\n
Wenn ich dich bei LinkedIn auf diesen Artikel aufmerksam gemacht habe, dann erkennst du diesen Teil schnell wieder :)<\/p>\n
Was habe ich gemacht?<\/strong><\/p>\n
Ich habe zun\u00e4chst festgelegt, dass ich alle Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer ansprechen m\u00f6chte, die mit mir \u00fcber einen Kontakt verbunden sind.<\/p>\n
Tools<\/h4>\n
- Alle Mitarbeiter erfassen sofort die geleistete Arbeit und das verwendete Material. Sie k\u00f6nnen dabei auf einen Auftrag, ein Projekt oder einen Kunden tracken.
- getmyinvoices.com<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
- Erh\u00f6hung der Mitarbeiterzufriedenheit:<\/strong> Mitarbeiter werden stark entlastet. Je weiterentwickelt der Bot ist, desto mehr k\u00f6nnen sie sich voll auf die komplexen Fragen konzentrieren, die der Bot noch nicht beantworten kann. Im besten Fall wird dieser hierdurch direkt trainiert und kann die Frage beim n\u00e4chsten Mal beantworten.<\/li>\n
- hohes Investment:<\/strong> Die Tools kosten ordentlich Geld und die Einrichtung der Prozesse ist zeitintensiv, weshalb sich der Einsatz erst ab einer h\u00f6heren Anzahl an Aufgaben im gleichen Bereich lohnt.<\/li>\n
- hohe Lernkurve:<\/strong> Du musst die Tools beherrschen oder dir einen Fachmann einkaufen, um deine Prozesse zu automatisieren.<\/li>\n
- Upwork.com<\/a>: internationale Suche nach Freelancern in s\u00e4mtlichen Bereichen<\/li>\n
- Projekt-Daten eingeben<\/strong> (deine Aufgabe, entf\u00e4llt, wenn Infos vorliegen)
- Ben\u00f6tigtes Banner definieren<\/strong>\u00a0(deine Aufgabe)
- <\/li>\n<\/ul>\n
- Du kannst dir also f\u00fcr jeden Bereich einen Fachmann holen, anstelle einen Generalisten einzustellen.<\/li>\n<\/ul>\n
- Flexible Kosten:<\/strong> Nur wenn Arbeit anf\u00e4llt, musst du auch f\u00fcr die Leistung bezahlen.<\/li>\n
![\"\"](\"https:\/\/clonedesk.com\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/Newsletter-Echtzeit-Statistik-1024x489.png\")
<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/clonedesk.com\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/CloneDesk-Terminbuchung-1024x500.png\")
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