Die ultimative Business Automatisierungs-Bibel

Möchtest du neue Wege entdecken, um dein Unternehmen zu automatisieren?

Dann bist du hier richtig!

In diesem Ratgeber erhältst du XX+ Strategien um dein Unternehmen zu automatisieren.

Die Tipps reichen von einfach bis schwer und sind in den meisten Unternehmen anwendbar.

Konkret erhältst du bei jedem Tipp:

• Theorie: Wie und warum du diese Strategie nutzen solltest
• Umsetzbare Anweisungen wie du die Strategie einsetzen kannst
• Ein Praxis-Beispiel oder eine Case Study
• Tools, die fundamental für die Strategie sind
• Links um mehr über das Thema zu erfahren

Alle Unternehmensbereiche automatisieren

In den nächsten Kapiteln lernst du eine Reihe von Speziallösungen können, die auf eine oder mehrere der folgenden Techniken aufbauen.

Grundsätzlich kannst du dein ganzes Unternehmen mit folgenden Techniken automatisieren:

• Mitarbeiter einstellen
• an untrainierte Freelancer outsourcen
• an Spezialisten outsourcen
• an Agenturen outsourcen
• Roboter trainieren

Alle diese Methoden haben eine entscheidende Grundlage: saubere Prozesse.

Bevor wir auf die Speziallösungen kommen, hier ein kurzer Überblick und passende Tools.

Wiederkehrende Tätigkeiten teil-automatisieren (Human Process Automation)

Eine Reihe von Tätigkeiten kann noch nicht von Software übernommen werden.

Oder die Anzahl an Aufgaben in diesem Bereich rechtfertigt den Einsatz von Software nicht.

Nichtsdestotrotz muss zum einen eine gewisse Qualität sichergestellt werden. Zum Anderen müssen die Aufgaben delegierbar werden.

Hier kommen Prozesse, Anleitungen und Checklisten ins Spiel. Denn mit Prozessen, Anleitungen und Checklisten kannst du Menschen so programmieren, dass sie die Arbeit so erledigen, wie du es dir vorstellst.

Das klingt erstmal komisch, aber durch Mitarbeitergespräche und Feedback-Schleifen tust du im Grunde nichts anderes: Du vermittelst, wie die Arbeit erledigt werden muss, damit die Kunden zufrieden sind.

Nachdem dein Prozess steht, kannst du entscheiden, ob du die Arbeit an internes Personal, Freelancer/Minijobber oder eine Agentur vergibst.

Da Outsourcing viele Vorteile bietet, hier ein paar Gedanken dazu, wie du dein Unternehmen hierdurch flexibler machst.

Vorteile von Outsourcing

• Flexible Kosten: Nur wenn Arbeit anfällt, musst du auch für die Leistung bezahlen.
• Du kannst dir also für jeden Bereich einen Fachmann holen, anstelle einen Generalisten einzustellen.

Nachteile von Outsourcing

• Verfügbarkeit: Wenn deine Freelancer nur unregelmäßig Arbeit von dir erhalten, stehen sie im Notfall auch nicht sofort zur Verfügung. Vor allem gute Leute haben die Auftragsbücher voll, weshalb du für regelmäßige Arbeit sorgen solltest. Hierfür eigenen sich insbesondere wiederkehrende Prozesse und Aufgaben, die der Freelancer jede Woche oder jeden Monat durchführt.

Wie funktioniert Outsourcing am besten?

Es gibt drei Möglichkeiten eine Aufgabe oder einen ganzen Bereich outzusourcen:

1. günstigen Freelancer suchen, trainieren und kontrollieren
2. teuren Freelancer suchen, Ziel vorgeben und kontrollieren
3. Agentur suchen, Ziel vorgeben und kontrollieren

Alle drei Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile, auf die ich in einem separaten Artikel eingehen werde.

Grundsätzlich musst du dir bei allen drei Varianten vorher eine Art Prozess überlegen.

Hier dafür ein paar Case Studies

Case Studies

Case Study: Untrainierten Freelancer GetMyInvoices warten lassen

Auch wenn GetMyInvoices (siehe hier) automatisch Rechnungen sammelt, muss regelmäßig geschaut werden, ob noch alle Portale verknüpft sind, ob unerkannte Rechnungen per Mail kamen oder ob Rechnungen nicht sauber verschlagwortet wurden.

Wenn man weiß, wo man gucken muss und was zu tun ist, handelt es sich um eine einfache, wiederkehrende Aufgabe.

Diese Aufgabe musst du nun einmalig beschreiben und sie dann (automatisch) an den Freelancer delegieren. Hat der Freelancer Fragen, beantwortest du sie direkt im Prozess und das Wissen ist für die Zukunft gespeichert.

In meiner Agentur spare ich durch diese menschliche Automatisierung jede Woche eine halbe Stunde.

Und du kannst das auch: Meld dich gratis bei CloneDesk an und nutz die Prozess-Vorlage “GetMyInvoices warten”

Casy Study: Trainierten Freelancer Banner designen lassen

Immer wieder erlebe ich, wie Freelancer ungenügend gebrieft werden und im Anschluss die Qualität des Freelancers angezweifelt wird.

Natürlich kann man sagen, dass der Freelancer selbst sicher stellen muss, dass er alle Daten zur Verfügung hat.

Manchmal gibt es aber Daten, die der Freelancer gar nicht abfragen würde, weil er die Interna des Unternehmens nicht kennt.

Speichere ich jedoch diese Interna an einer fest definierten Stelle (bei CloneDesk in Form von Projektfeldern) ab, erspare ich mir viele Korrekturschleifen und damit Zeit.

Banner werden in meinen Unternehmen immer mit einem klar definierten Prozess designt.

Folgende Aufgaben enthält der Prozess:

1. Benötigtes Banner definieren (deine Aufgabe)
   Dabei folgende Dinge abfragen: Call to Action, Zielgruppe, Größe(n), Portale (wichtig, da z.B. bei Facebook nicht zu viel Text auf den Bannern sein darf),
2. Projekt-Daten eingeben (deine Aufgabe, entfällt, wenn Infos vorliegen)
   Worauf ist bei Bannern grundsätzlich zu achten?, Wo befindet sich die Corporate Identity?, Welche Bilder sollen verwendet werden?, etc
3. Banner erstellen (Aufgabe des Freelancers)
   Dabei folgende Dinge abfragen: Corporate Design beachtet?, Rechtschreibung geprüft?, Banner mit Facebook-Test-Tool getestet?
4. Banner freigeben & weiterleiten (deine Aufgabe)

Auf ein Template dieses Prozesses kannst du gratis in CloneDesk zugreifen.

Tools

• CloneDesk.com

Outsourcing-Plattformen

• Upwork.com: internationale Suche nach Freelancern in sämtlichen Bereichen
• freelancejunior.de: nationale Suche nach jungen Talenten
• dasauge.de: nationale Suche nach Freelancern speziell im künstlerischen Bereich

Wiederkehrende Tätigkeiten voll-automatisieren (Robotic Process Automation)

Wenn du Tätigkeiten hast, die immer und immer wieder gleich sind, solltest du Robotic Process Automation (RPA) nutzen. RPA bedeutet, dass Arbeiten von einem “Software-Roboter” (Bot) durchführen lässt.

Viele der in den folgenden Kapiteln gezeigten Lösungen sind ebenfalls “Software-Roboter”. Allerdings sind diese für einen bestimmten Zweck entwickelt und nehmen dir den Großteil der Entwicklung ab.

Vorteile von RPA

• Arbeit rund um die Uhr: Einmal aufgesetzt arbeiten Roboter rund um die Uhr und ohne Pause
• keine Fehler: Roboter machen keine Fehler, wenn Sie richtig programmiert sind. Gerade in Bereichen, wo eine hohe Datenkonsistenz nötig ist,

Nachteile von RPA

• hohe Lernkurve: Du musst die Tools beherrschen oder dir einen Fachmann einkaufen, um deine Prozesse zu automatisieren.
• hohes Investment: Die Tools kosten ordentlich Geld und die Einrichtung der Prozesse ist zeitintensiv, weshalb sich der Einsatz erst ab einer höheren Anzahl an Aufgaben im gleichen Bereich lohnt.

Wie funktioniert die Automatisierung durch RPA am besten?

Die Grundvoraussetzung für RPA ist, dass du klar definierte Prozesse hast, bei denen bestimmte Aufgaben immer gleich sind vor allem aber keine Denkarbeit bedürfen.

Es eignet sich somit vor allem für die Dateneingabe in Formularen, das Kopieren von Informationen oder den Abgleich von Systemen, wenn es keine Schnittstellen (APIs gibt).

Je nach Plattform kannst du sogar Dateien (Word, Excel) auf deinem Rechner automatisch updaten.

Du kannst den Bot Daten aus verschiedenen Quellen – wie auch öffentlichen Formularen – sammeln und dann an anderen Stellen eingeben lassen.

Case Studies

Beispiel 1: Web Scraping

Beispiel 2: Die Bearbeitung von Bestellungen

Beispiel 3: Bearbeitung von Kundenanfragen

Beispiel 4: Realisierung von Datenübertragungen

Beispiel 5: Lohnbuchhaltung

Beispiel 6: Formulareingaben

Beispiel 7: Kundendatenpflege

Beispiel 8: Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen

Beispiel 9: Beschwerdemanagement

Beispiel 10: Antragsbearbeitung

(Quelle)

Tools

• AutomationAnywhere.com
• UIPath.com
• CloneDesk.com: aktuell noch nicht, steht aber auf der Roadmap

Jegliche Daten automatisch sammeln

Egal ob für den Vertrieb oder Datenanreichungen.

Manchmal braucht man einfach größere Mengen strukturierte Daten.

Beispiele sind:

• Steuerberater einer Stadt
• Produkte eines Shops
• Daten eines Portals

Vorteile des automatisierten Sammelns

• keine Fehler bei der Übertragung
• je nach Datenmenge günstiger bei der Implementierung

Wie funktioniert das Sammeln?

Für manche Daten gibt es bereits standardisierte Software wie z.B. phantombuster.com.

Für andere Daten muss man selbst einen Bot programmieren (lassen).

Grundsätzlich funktioniert der Prozess folgendermaßen:

1. Definieren welche Daten man braucht
2. Definieren wo die Daten herkommen
3. Definieren wie die Daten vorliegen müssen (Datenbank, Tabelle)
4. Definieren ob die Daten einmalig oder regelmäßig gesammelt werden müssen
5. Crawler/Bot bauen

Case Studies

Case Study: Lokale Agenturen herausfinden

Ziel war zahlreiche lokale Marketing-Agenturen mit Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu sammeln

1. Tabelle mit Städten und Agentur-Typen erstellen
2. Account bei phantombuster.com erstellen
3. “Google Maps Search Export” Phantom einrichten
4. gesammelte Daten automatisch in Google-Tabelle importieren

Case Study: Infos über Arzneimittel sammeln

Bei dieser Case Study kann ich nicht zu tief ins Detail gehen.

Nur so viel: Es ging darum Informationen in einem Shop durch die Info anzureichern, ob das Medikament für Schwangere geeignet ist oder nicht.

1. Definiert mit welchem Unique Identifier (Erkennungsmerkmal) – in diesem Fall PZN – wir die vorhandenen mit den neuen Daten verknüpfen können
2. Definiert welche Daten wir von der Plattform brauchen
3. Crawler gebaut

Anschließend konnten die Daten als neue Filter im Shop verwendet werden.

Daten zwischen deinen Apps synchronisieren

Diese Methode gehört zu meinen persönlichen Favoriten, weil es so viele Möglichkeiten gibt.

Folgende Dinge können ganz einfach automatisiert werden:

• Du erhältst eine bestimmte Mail mit Anhang (Verträge, Rechnungen, Bewerbungen, etc) und speicherst sie in einen festgelegten Ordner
• Du trägst mit GravityForms gesammelte Daten in eine Tabelle ein
• Du fügst neue Chat-Nutzer (z.B. ManyChat) automatisch zum E-Mail-Marketing-Anbieter deiner Wahl hinzu
• Du fügst neue Kunden zu einer E-Mail-Marketing-Kampagne hinzu, versendest eine SMS, etc
• Du fügst eine Aufgabe in Todoist, Asana, etc hinzu, wenn ein Termin bei dir gebucht wird

Wie funktioniert die Synchronisation?

1. Du legst den “Prozess” fest, den du automatisieren möchtest
2. Du meldest dich bei zapier.com, ifttt.com oder integromat.com.
   Zapier funktioniert gut, wenn du ab jetzt nur in eine Richtung synchronisieren möchtest
   integromat hat weniger Integrationen lässt dich aber vorhandene Daten in beide Richtungen synchronisieren
3. Du wählst die Apps aus, die du miteinander verknüpfen möchtest

Case Studies

Case Study: Teilnehmer an gemeinsamen Termin erinnern

Kennst du das? Du machst einen Verkaufstermin aus und der/die Teilnehmer vergessen ihn einfach?

Damit ist jetzt Schluss, indem du Google Calendar mit Google Mail verknüpfst (geht auch in anderen Kombinationen):

1. Erstell einen neuen “Zap”
2. Wähl Google Calendar als Input aus
3. Wähl Event Start aus
4. Wähl dann deinen Account, den richtigen Kalender etc
5. Wähl Gmail als Output aus
6. Hinterleg im to-Feld “Attendees Email” und bau dann deine Mail so wie es gut findest
   Wichtig: Du kannst die Mail leider nicht personalisieren. Hierfür musst du andere Tools verwenden.

Case Study: Sammeln & Auswerten von Newslettern

In meiner Marketing Agentur hatten wir die Idee, dass wir für unseren Kunden im Bereich E-Mail-Marketing das Sende-Verhalten von großen Marken automatisch analysieren.

Um die Daten anschließend zu analysieren und sogar auf der Webseite anzuzeigen, gingen wir wie folgt vor:

1. Erstellung einer Gmail-Adresse
2. Anmeldung mit der Adresse in den Newslettern von bekannten Marken
3. Kategorisierung der Anbieter in einer Tabelle
4. Kopieren der empfangenen Mails in eine Tabelle mit E-Mail-Adresse, Betreff, E-Mail-Körper über ifttt.com
5. Auswertung der Mails: Häufigkeit, Uhrzeit, Wochentag, Wörter im Betreff, Wörter im Body, Verwendung des Namens, Verwendung von Emojis
6. Darstellung der Daten auf einer dynamischen Webseite

Support

Anfragen automatisch beantworten

Ein guter Support stellt nicht nur Kunden zufrieden, er verkauft auch.

Problem ist, dass Support nur so gut ist, wie die Mitarbeiter. Und die Mitarbeiter sind nur so gut, wie deren Schulung und Erfahrung.

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter häufig mit einfachen Fragen wie “Wo finde ich meine Rechnung?”, “Ich kann mich nicht einloggen”, etc verstopft werden.

Viele Unternehmen  – speziell die großen – gehen deshalb dazu über Chatbots einzusetzen

Vorteile von Chatbots

• Senkung der Support-Kosten: Da Chatbots einfache Fragen beantworten können, landen diese nicht bei deinen Mitarbeitern.
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter werden stark entlastet. Je weiterentwickelt der Bot ist, desto mehr können sie sich voll auf die komplexen Fragen konzentrieren, die der Bot noch nicht beantworten kann. Im besten Fall wird dieser hierdurch direkt trainiert und kann die Frage beim nächsten Mal beantworten.
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Der Bot ist zu jeder Zeit erreichbar und kann selbst komplexe Fragen beantworten. Bei einigen Organisationen können Bots 80% der Kundenanfragen komplett beantworten.

Wie funktioniert die Automatisierung durch Chatbots

Chatbot Experten hier einbringen

Case Studies

Tools

• digitalgenius.com

Standard-Antworten (teil-)automatisieren

canned answers

SMS hacks

Buchhaltung automatisieren

Rechnungen & Belege automatisch sammeln

Das Sammeln von Rechnungen egal ob am Monats- oder Jahresende dauert meist mehrere Stunden.

Mir selbst war es stets ein Dorn im Auge, weil die meisten Rechnungen jeden Monat wiederkehren und ich immer wieder überlegen musste, wo ich mich überall einloggen muss, um meine Rechnungen zu holen.

Bereits seit der längst abgeschalteten Desktop-Version von GetMyInvoices bin ich daher ein großer Fan. GetMyInvoices hat mir sicher schon eine Woche mehr Leben geschenkt.

Vorteile vom automatischen Rechnungssammeln

• stupides Sammeln von Rechnungen entfällt
• Rechnungen können an unterschiedliche Plattformen weitergegeben werden
• Software weiß, wo überall Rechnungen versteckt sein können
• fehlende Rechnungen werden mit einem Schlag gesammelt und werden nie wieder vergessen

Wie funktioniert es?

1. Account anlegen
2. Lieferanten auswählen
3. E-Mail verknüpfen
4. Synchonisations-Plattformen wie Datev, etc anbinden
5. Rechnungen sammeln lassen

Tools

• getmyinvoices.com

Reisekostenabrechnung automatisieren

Belegbuchung automatisieren

Rechnungsversand automatisieren

“Handwerker müssen alle zu viel Geld haben. Der Elektriker ist seit drei Monaten fertig und hat immer noch keine Rechnung geschickt.”

Aussagen wie diese höre ich echt häufig.

Mir ist das völlig unerklärlich. Meine Agentur macht bei Neukunden nur Vorkasse. Bei Bestandskunden werden Zusatzleistungen automatisch am Monatsende abgerechnet.

Wie funktioniert automatischer Rechnungsversand

Der automatische Rechnungsversand ist natürlich stark vom Geschäftsmodell abhängig.

Für sämtliche digitalen Unternehmen (eCommerce, SaaS, Infoprodukte, etc) läuft das entweder über den Online-Shop, den Payment-Anbieter (z. B. digistore24.de) oder über Anbieter wie stripe.com.

Bei Dienstleistern ist das etwas anders, weil Zeiten- und Material-Aufwände erfasst, geprüft und in Endkundenpreise umgerechnet werden müssen.

So sollte es aussehen:

1. Alle Mitarbeiter erfassen sofort die geleistete Arbeit und das verwendete Material. Sie können dabei auf einen Auftrag, ein Projekt oder einen Kunden tracken.
   In “Offline” Branchen können Mitarbeiter Smartphones oder Tablets verwenden.
2. Erfasste Zeiten werden regelmäßig gegengeprüft und je nach Software freigegeben. Im besten Fall lernt die verwendete Software selbständig, wie lange eine bestimmte Tätigkeit dauert und fragt Mitarbeiter, warum etwas länger oder kürzer gedauert hat.
3. Sind alle Aufwände gegengeprüft, versendet die Software automatisch per Mail oder Post eine Rechnung

Tools

In der Agentur haben wir uns vor Jahren eine eigene Lösung gebaut. Davon rate ich heute ab.

Folgende Lösungen erfüllen die Anforderungen:

• dieagenturverwaltung.de für Agenturen
• fastbill.com für Freelancer
• ??? für Handwerker – wer kennt DIE Lösung?

Zahlungserinnerungen automatisch versenden

Sales automatisieren

Potenzielle Kunden automatisch finden & anschreiben

Mehr und mehr Entscheider tummeln sich auch in Deutschland auf LinkedIn.

Anders als bei Facebook kannst du direkt nach bestimmten Personengruppen suchen.

Folgende Suchen sind gar kein Problem:

• Marketing Manager
• Marketing Manager Berlin
• Marketing Manager Pharma
• Marketing Manager Pharma Berlin

Soweit so gut, aber was machst du nun mit den potenziellen Kunden?

Wie funktioniert das automatische Anschreiben?

Zunächst musst du wissen, dass du mit einem “normalen” LinkedIn Account nicht jeden Anschreiben kannst. Wenn du Leute anschreiben möchtest, die nicht mindestens über einen anderen Kontakt mit dir verbunden sind, brauchst du einen Premium Account.

Super wichtig ist, dass du nicht spamst. Erstens wird dein LinkedIn Account sehr schnell gesperrt. Und zweitens tust du dir als Person keinen Gefallen.

1. Leg fest, welche Zielgruppe du anschreiben möchest
2. Schnapp dir eine Software wie z. B. phantombuster.com
3. Verwende das “LinkedIn Network Booster” Phantom. Um Kontakte automatisch mit einer Kontaktanfrage zu kontaktieren.
4. Verwende das “LinkedIn Message Sender” Phantom, um alle Kontakte anzuschreiben, die deine Kontaktanfrage bestätigt haben.
5. Beglück deine neuen Kontakte mit deiner Persönlichkeit.

Case Studies

Case Study: Kontakt-Aufbau zu Geschäftsführern

Wenn ich dich bei LinkedIn auf diesen Artikel aufmerksam gemacht habe, dann erkennst du diesen Teil schnell wieder :)

Was habe ich gemacht?

Ich habe zunächst festgelegt, dass ich alle Geschäftsführer ansprechen möchte, die mit mir über einen Kontakt verbunden sind.

Tools

• phantombuster.com

Marketing / Verkauf automatisieren

Egal ob B2C oder B2B Marketing-Automation ist der Weg um Interessenten in Kunden zu verwandeln und Bestandskunden häufiger bei dir einkaufen zu lassen.

Vereinfacht gesagt, wird bei Marketing-Automation im besten Fall das Nutzerverhalten getrackt und basierend hierauf auf den Interessenten abgestimmte Kampagnen gestartet.

In der Praxis können Kampagnen von sehr einfach (Sende eine E-Mail-Strecke, wenn der Nutzer das E-Book herunterlädt) bis extrem komplex (Wenn der Kunde noch nicht gekauft hat und vorher auf folgender Seite war, sende ihm einen Gutschein. Schaut er sich anschließend die Produktseite an, kauft aber nicht, sende ihm eine Mail mit der Einladung zu einem Webinar. Nimmt er nicht teil…) aufgebaut werden. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Wie funktioniert Marketing-Automation?

1. Entwickle zunächst eine Customer Journey (Wann kommt der Kunde wo mit deiner Marke wie in Kontakt). Die Customer Journey kannst du in Form von Flowcharts oder in einer Tabelle darstellen.
2. Entscheide dich basierend auf der Komplexität deiner Customer Journey für ein Tool
3. Bau die entsprechenden LandingPages für deine Hauptstrecke – ggf. mit Formularen um Leads zu sammeln
4. Erstelle die Nachrichten (SMS, Nachrichten, Videos, etc), die an den Nutzer gesendet werden
5. Lass die Software deine Kampagnen (Versandzeitpunkt, Split-Tests, etc) durch KI automatisieren (geht nicht bei allen Anbietern)
6. Analysiere die Daten & bau weitere Abzweigungen ein

Case Studies

Tools

Es gibt unzählige Tools, die sich teilweise auf bestimmte Branchen spezialisiert haben. Aus diesem Grund ist es super wichtig erst die Strategie festzulegen und dann ein Tool zu wählen.

• quentn.com
• klick-tipp.com
• agnitas.de
• hubspot.com
• salesforce.com
• ActiveCampaign.com

Termin-Buchungen automatisieren

Kennst du das, wenn man E-Mails austauscht, um einen für beide passenden Termin zu finden?

Auch wenn ich manchmal selbst noch diesen Weg gehe, gibt es eigentlich seit Jahren einen besseren Weg: Terminbuchungs-Software.

Der mir bekannte erste Anbieter “tungle.me” musste 2012 seine Tore schließen. Seitdem ist viel passiert und Terminbuchungs-Lösungen werden millionenfach verwendet.

Wie funktioniert automatische Terminbuchung

Automatische Terminbuchung ist wahrscheinlich der falsche Begriff. Und doch denke ich, dass es für zahlreiche Unternehmen ein wichtiger Schritt zur Automation ist.

Das ganze funktioniert folgendermaßen:

1. Wähl einen Anbieter wie z. B. simplybook.me oder calendly.com
2. Verknüpf deinen oder deinen Team-Kalender mit der App
3. Leg fest, zu welchen Zeiten du wie lange “buchbar” sein möchtest
4. Hinterleg den Link zur Buchungsseite in deiner E-Mail-Signatur oder platziere das Buchungs-Widget auf deiner Webseite
5. Verknüpf die Buchungs-App mit weiteren Services über zapier oder deine Marketing-Automation

Vorteile von automatischer Terminbuchung

• Doppelbuchungen sind ausgeschlossen
• (Potenzielle) Kunden können zu jeder Zeit einen Termin bei dir / deinem Unternehmen buchen
• Über automatisches E-Mail-Marketing kannst du deine Teilnehmer perfekt auf den Termin vorbereiten
• Automatische Erinnerungen werden automatisch versendet
• Zusätzliche Daten können bei der Buchung erfasst werden
• Buchungen können direkt abgerechnet werden

Kundenonboarding automatisieren

Kunden um Weiterempfehlung bitten

Kundenbewertungen automatisieren

Potenzielle Kunden automatisch anschreiben

20% mehr Abschlüsse: http://www.marketo.com/reports/calculating-lead-nurturing-roi/

Glückwünsche automatisieren

Marketing automatisieren

Content Produktion automatisieren

Reportings automatisieren

Übersetzungen automatisieren

deepL

Recherche automatisieren

Tools

• Google Alerts

Social Media Postings automatisieren

Je nach Marke und Strategie kann Social Media Marketing dein Erfolgsfaktor Nummer 1 sein.

Das Problem: In der Masse an Posts gehen deine Postings schnell unter.

Aus diesem Grund macht es sinn bestimmte Informationen immer wieder in unterschiedlicher Form und zu unterschiedlichen Zeiten auf den richtigen Social Media Plattformen zu teilen.

Hierbei hilft diese Strategie.

Wie funktioniert es?

1. Du meldest dich bei z. B. hootsuite.com an
2. Du hinterlegst deine Profile
3. Du, ein Mitarbeiter oder eine andere Person (siehe Outsourcing) erstellt alle Posts für die nächsten Wochen und Monate
4. Du hinterlegst die Nachrichten in deiner Software und verzahnst diese am besten mit deiner Marketing-Automation.

Case Studies

Tools

• hootsuite.com
• agorapulse.com
• buffer.com

Social Media Followers automatisch gewinnen

Erinnerungen automatisieren

Registrierungsprozesse automatisieren

Preisfindung (eCommerce) automatisieren

Ist dir schon mal aufgefallen, dass Amazon gar nicht die günstigsten Preise hat? Oder das sich der Preis ändert, wenn du mit einem anderen Gerät auf Shopping-Tour bist?

Hinter diesen Änderungen steckt eine künstliche Intelligenz, die versucht den größtmöglichen Rohertrag herauszuholen.

Was Amazon automatisch macht, machen die meisten (auch du?) manuell und lassen so locker 5% mehr Gewinn liegen.

Wie funktioniert automatisches Pricing?

1. Wenn du einen Shopify, Shopware oder Magento Shop hast, installierst du einfach das aristander.ai Addon.
   Wenn du eine andere Lösung verwendest, sprichst du einfach das Aristander-Team an, um Aristander in deinen Shop zu integrieren.
2. Die Software sammelt nun Daten zu deinen Produkten, Nutzern sowie sämtliche anderen Daten.
3. Du hinterlegst die Marge für deine Produkte.
4. Aristander legt die Preise automatisch fest.
5. Du siehst in einem Dashboard wie viel Aristander für dich verdient hat.

Tools

• aristander.ai

IT automatisieren

Software automatisch testen

Egal wie gut du oder deine Entwickler sind, es passieren immer Fehler. Oder der neue Code hat Einfluss auf Bereiche, an die nicht gedacht wurde.

Damit solche Fehler nicht zu schlechter Nutzererfahrung, Datenverlust oder noch schlimmeren Dingen führen, solltet ihr die wichtigsten Funktionen automatisch Testen lassen.

Das Investment lohnt sich bereits beim ersten Bug oder wenn dadurch deine Software-Tester entlastet werden.

Wie funktionieren automatische Software-Tests?

Beim Überprüfen gilt es zunächst zu definieren, ob ihr bestimmte Funktionen “Versenden einer Nachricht” oder die Datenkonsistenz “alle Preise im Shop größer 0 Euro” überprüfen möchtet.

Überprüfen von Funktionen

1. Meld dich bei z. B. ghostinspector.com an
2. Installier das Browser-Addon
3. Leg einen neuen Test an
4. Zeig der Software über das Browser-Addon welche Schritte geprüft werden müssen
5. Hinterleg Variablen und dynamische Informationen wie z. B. Login-Daten
6. Leg fest wann der Test starten soll
7. Leg fest wo (z. B. Slack) und wann (z. B. bei Fehlern) du über deine Tests informiert werden möchtest

Überprüfen von Datenkonsistenz

1. Buch das Monitoringpaket von audisto.com
2. Lass deine Webseite crawlen
3. Leg fest, welche Elemente überprüft werden müssen (SSL vorhanden, Preis, Text vorhanden, Call to Action vorhanden, Tracking Code eingebunden, etc)
4. Lass dich informieren, wenn Probleme vorliegen

Case Studies

Case Study: Preis für teures Produkt bei 0 Euro

Case Study: Registrierungs-Mails kommen nicht an

Backups automatisieren

Projektmanagement

Status-Updates automatisieren

Automatisches Projektmanagement in der Baubranche

HR- / Personal-Abteilung

Bewerbungen automatisch bearbeiten

Mitarbeiter-Onboarding & -Training automatisieren

Wie lange dauert es in deinem Unternehmen, um einen Mitarbeiter zu onboarden?

Und vor allem: Wie viel von deiner Zeit kostet es?

Im besten Fall kostet es bei jedem neuen Mitarbeiter etwas weniger, obwohl der Mitarbeiter eine bessere Onboarding-Erfahrung bei dir im Unternehmen macht.

Wie funktioniert ein automatisertes Onboarding?

Um Onboardings zu automatisieren, gibt es zwei Lösungen:

1. E-Mail-Marketing-Lösungen wie klick-tipp.com
2. Prozess-Management-Lösungen wie CloneDesk.com

Da ich die Idee E-Mails für das Onboarding zu nutzen, zwar insgesamt spannend finde, fehlt mir die Möglichkeit mit Formularen und Checklisten sicher zu stellen, dass das Onboarding wirklich sauber durchläuft. Also hier am Beispiel von CloneDesk.com:

1. Kopiere die Mitarbeiter-Onboarding-Vorlage in CloneDesk oder erstelle eine komplett neue Vorlage
2. Leg fest, welche Schritte im Prozess enthalten sein müssen: persönliche Daten angeben, Vertrag aufsetzen, Vertrag unterschreiben, Einarbeitung in wichtigste Systeme mit Videos, Mail einrichten, Computer einrichten, Telefon einrichten, etc etc
3. Leg fest, wer die Schritte bearbeiten soll. Genau hier sind Aufgaben besser als Mails, weil man sie nicht vergessen kann.
4. Teste den Prozess
5. Verbessert den Prozess bei jedem Durchlauf. So hat jeder neue Mitarbeiter eine bessere erste Erfahrung.

Case Studies

Case Study: Das beste Freelancer Onboarding in 10 Minuten

Mit der Einarbeitung von neuen Freelancern möchten wir in meiner Online Marketing Agentur möglichst wenig Zeit verbringen. Denn diese Kosten tragen wir selbst – und nicht der Kunde.

Jede Minute die wir – insbesondere bei leitenden Angestellten – einsparen können, ist also bares Geld wert.

Aus diesem Grund durchläuft jeder Freelancer einen festgelegten Prozess:

1. Freelancer Daten eingeben (Person, die das Onboarding startet)
2. Persönliche Daten eingeben (neuer Freelancer)
3. Vertrag generieren (Freelancer)
4. Vertrag unterschreiben & an E-Mail-Adresse senden (neuer Freelancer)
5. Willkommen-Video ansehen (neuer Freelancer)
6. Account im Time-Tracking einrichten (alter Freelancer)
7. Time-Tracking-Training ansehen & Probezeit tracken (neuer Freelancer)
8. Probezeit überprüfen (alter Freelancer)
9. Video zur Arbeitsweise ansehen (neuer Freelancer)
10. Zugänge zu Projekten freischalten (Person, die das Onboarding startet)
11. Weitere Tool-Einrichtungs-Onboardings starten (alter Freelancer)

All diese Sachen liefen früher über unzählige Mails mit Rückfragen. Mittlerweile werden alle möglichen Fragen in diesem Prozess beantwortet, sodass das Onboarding für den neuen Freelancer extrem flüssig läuft und uns im Kernteam kaum Zeit kostet.

Tools

• clonedesk.com
• klick-tipp.com

Zeiterfassung automatisieren

Es schaudert, wenn man bedenkt, dass jedes Unternehmen immer noch Zeiterfassungsbögen aus Papier verwendet. Die Timely-App automatisiert den gesamten Prozess der Zeiterfassung und warnt die Mitarbeiter sogar, wenn es Zeit ist, den Stundenzettel einzureichen. Sie kann auch Besprechungen importieren, um sie einem Stundenzettel hinzuzufügen und diese Stunden zu buchen.

Kundenfahrten automatisch tracken

Es ist zeitaufwändig und oft ungenau, wenn Mitarbeiter ihre Kilometerstände für die Kostenabrechnung nachverfolgen. Eine App namens Motus kann dies automatisch nachverfolgen. Der Fahrer initiiert die Verfolgung für seine Route oder die App kann während der Geschäftszeiten eine Autostart-/Autostop-Funktion nutzen.

Mitarbeiter-Outboarding automatisieren

Logistik

Tracken von Waren & Geräten automatisieren

Das Aufspüren von Vermögenswerten ist ebenfalls eine mühsame Aufgabe. Eine Anwendung, GPS Trackit genannt, nutzt RFID- und Bluetooth-Low-Energy-Tags, um Vermögenswerte in Echtzeit zu verfolgen. Sie können den genauen Standort von Waren bestimmen und sogar feststellen, ob ein Gegenstand in Ihrem Lager nach Geschäftsschluss Ihren Standort verlässt.

Administration automatisieren

Posteingang automatisieren

Musstet ihr während der Corona-Home-Office-Zeit extra ins Büro fahren, um die Post zu checken?

Ich nicht…

Sämtliche Post wird direkt gescannt und mir auf Wunsch per Mail gesendet.

Wie funktioniert der automatische Posteingang?

Diese Automation ist eine der leichtesten…

1. Meld dich bei getcaya.com an
2. Richte die entsprechenden Nachsende-Aufträge ein
3. Kleb Aufkleber auf den Briefkasten, damit auch der letzte Postbote die Umleitung kennt

Tools

• getcaya.com (Coupon für Gratis-Monat: cjs7ix2z9whso0d554s4lzb4z)

Postversand automatisieren

Häufige Aussagen

Zu klein zum Automatisieren

Zu wenig Kunden zum Automatisieren